Project Coordinator / Chuyên Viên Điều Phối Dự Án ( EU-SCPD )

Context:
The Strategic Communication and Public Diplomacy (EU-SCPD) project aims to position the EU as a strategic and reliable partner of Viet Nam among key target audiences and partners. The EU-SCPD activities and outreach are strategically used to support achieving EU policy priorities in Vietnam.
We are seeking a highly organised and detail-oriented Project Coordinator (PC) to join our team. The successful candidate will support the management and implementation of the EU-SCPD project, ensuring compliance with EU regulations and guidelines, effective communication with stakeholders, and timely completion of project deliverables.
Task Description:
The Project Coordinator, in consultation with the EU-SCPD Key Expert 1 (Team Leader), Key Expert 2, and Project Manager, will perform the following duties and outputs as part of the operation of the EU-SCPD project:
Administrative Support (about 20%)
• Organise and maintain project documentation and files.
• Schedule meetings, prepare agendas, and record meeting minutes.
• Assist in the preparation of project reports and presentations.
• Compliance and Reporting: Ensure compliance with EU regulations, guidelines, and reporting requirements. Monitor project activities to ensure adherence to project conditions and timelines.
Communication (about 20%)
• Facilitate communication within the project team and with external stakeholders, including EU bodies and partner organisations.
• Distribute project information and updates to relevant parties.
• Respond to inquiries and provide information as needed.
Scheduling and Coordination (about 15%)
• Maintain project schedules, tracking milestones and deadlines.
• Coordinate the availability of team members and resources.
• Assist in the organisation and logistics of project activities (and events).
Resource Management (about 15%)
• Monitor project resources, ensuring availability and proper usage.
• Assist in the procurement of necessary materials and services.
• Assist in the monitoring and management of project budgets and expenses: Support the preparation of financial reports and documentation required. Coordinate with the finance team to ensure accurate and timely financial reporting.
Support Project Execution (about 30%)
• Help in tracking project progress and performance.
• Provide support in resolving issues and mitigating risks.
• Assist in the implementation of project plans and strategies: Support the Project Manager and senior team in executing the project plan, ensuring all tasks are completed according to the project timeline.
********************
Bối cảnh:
Dự án Truyền thông Chiến lược và Ngoại giao Công chúng (EU-SCPD) với mục đích định vị EU là đối tác chiến lược và đáng tin cậy của Việt Nam trong số các đối tượng và đối tác mục tiêu chính. Các hoạt động tiếp cận của dự án EU-SCPD được sử dụng một cách chiến lược nhằm hỗ trợ đạt được các ưu tiên chính sách của EU tại Việt Nam.
Chúng tôi đang tìm kiếm một Điều phối viên Dự án (PC) có khả năng tổ chức và làm việc chi tiết để tham gia vào nhóm. Ứng viên được tuyển sẽ hỗ trợ việc quản lý và triển khai dự án EU-SCPD, đảm bảo tuân thủ các quy định và hướng dẫn của EU, làm việc hiệu quả với các bên liên quan và hoàn thành kịp thời các đầu ra của dự án.
Mô tả công việc:
Điều phối viên Dự án, với sự tham vấn của Chuyên gia 1 của EU-SCPD (Trưởng nhóm), Chuyên gia 2 và Quản lý dự án, sẽ thực hiện các nhiệm vụ sau đây:
Công tác hành chính (khoảng 20%)
• Sắp xếp và duy trì tài liệu và hồ sơ dự án.
• Lên lịch các cuộc họp, chuẩn bị nội dung họp và ghi biên bản cuộc họp.
• Hỗ trợ chuẩn bị các báo cáo và thuyết trình dự án.
• Tuân thủ và Báo cáo: Đảm bảo tuân thủ các quy định, hướng dẫn và yêu cầu báo cáo của EU. Giám sát các hoạt động của dự án để đảm bảo tuân thủ các điều kiện và tiến độ của dự án.
Truyền thông (khoảng 20%)
• Hỗ trợ việc liên hệ trong nhóm dự án và với các bên liên quan, bao gồm các cơ quan thuộc EU và các tổ chức đối tác.
• Chia sẻ thông tin và cập nhật dự án cho các bên liên quan.
• Trả lời các câu hỏi và cung cấp thông tin khi cần.
Lập kế hoạch và điều phối (khoảng 15%)
• Duy trì tiến độ dự án, theo dõi các mốc thời gian và deadline.
• Điều phối các thành viên trong nhóm và nguồn lực.
• Hỗ trợ tổ chức và hậu cần cho các hoạt động (và sự kiện) của dự án.
Quản lý nguồn lực (khoảng 15%)
• Giám sát nguồn lực của dự án, đảm bảo sẵn sàng và sử dụng hợp lý.
• Hỗ trợ mua sắm các vật liệu và dịch vụ cần thiết.
• Hỗ trợ giám sát và quản lý ngân sách và chi phí của dự án: Hỗ trợ chuẩn bị các báo cáo tài chính và tài liệu theo yêu cầu của dự án. Phối hợp với bộ phận tài chính để đảm bảo báo cáo tài chính chính xác và kịp thời.
Hỗ trợ thực hiện dự án (khoảng 30%)
• Phối hợp cùng Quản lý dự án để theo dõi tiến độ và hiệu suất của dự án.
• Hỗ trợ giải quyết các vấn đề phát sinh và giảm thiểu rủi ro.
• Hỗ trợ thực hiện kế hoạch và chiến lược dự án: Hỗ trợ Quản lý dự án và nhóm dự án trong việc thực hiện kế hoạch, đảm bảo hoàn thành các nhiệm vụ.

Mức thu nhập: Thỏa thuận theo năng lực
,#Được hưởng đầy đủ các chế độ theo Luật lao động
,#Môi trường làm việc chuyên nghiệp, cởi mở, sáng tạo

Communication, Time Management, Marketing, Quản Lý Dự Án, Truyền Thông