Operation Manager

PHẠM VI CÔNG VIỆC / SCOPE OF WORK:
Quản lý vận hành sẽ chịu trách nhiệm với PM, phụ trách tất cả các công việc liên quan đến các nhà thầu phụ của tòa nhà bao gồm dịch vụ vệ sinh, bảo vệ, diệt côn trùng, cảnh quan. Hỗ trợ PM cung cấp các thông tin hành chính, giám sát và hỗ trợ PM trong các hoạt động hàng ngày của tòa nhà;/
Operation Manager, directly report to PM, will be in charge of supervising & coordinating with all sub-contractors such as janitorial service, security service, pest control service, landscaping service. Assist PM in providing administrative information and supervising daily operation tasks;
CHI TIẾT CÔNG VIỆC
/DETAILS:
• Theo dõi hợp đồng với nhà thầu phụ trên tất cả các phương diện;/
Follow up subcontractors’ contracts in all aspects;
• Trợ giúp PM trong việc chuẩn bị và sắp xếp cho các dịp lễ hội nếu được yêu cầu, ví dụ như hội nghị cư dân, giáng sinh, tất niên,.../
Assist PM in preparing & arranging events such as residence conference, Christmas party, Year End party, etc.
• Ghi nhận và giải quyết những phàn nàn của cư dân, nhanh chóng và hiệu quả;/
Receive and resolve complaints from residents quickly & effectively;
• Thực hiện và cập nhật quy trình mới khi cần thiết;/
Accomplish and update procedures when needed;
• Chuẩn bị lịch làm việc cho dịch vụ vệ sinh và bảo vệ;/ Plan working schedules for janitors and security guards;
• Duy trì khu vực làm việc ngăn nắp và sạch sẽ;
/ Remain working area clean and in order;
• Có trách nhiệm làm việc với nhà thầu phụ trong việc cung cấp hàng hóa/ dịch vụ, thay thế hàng hóa/ nhân sự.../
Take responsible in working closely with subcontractors in providing tools/ services and replacing tools/ staffs, ect.
• Thỏa thuận với nhà cung cấp và đảm bảo rằng tất cả các dịch vụ được thực hiện kịp thời và chuyên nghiệp;/
Negotiate with suppliers and ensure all the services are
provided timely and professionally;
• Bảo đảm rằng trong tất cả các thời điểm, các nhà thầu phụ phải có cách làm việc phù hợp cho tất cả hợp đồng bảo trì liên quan đến lắp đặt thiết bị, dịch vụ và sửa chữa cơ sở;/
Ensure that sub-contractors have to constantly apply working procedures for all maintenance contracts related to install equipment/ services and repair facilities;
• Giao tiếp với bộ phận Kỹ thuật để đảm bảo việc giám sát bảo trì đúng cách đối với tất cả các dịch vụ như hệ thống điều hòa không khí, thiết bị chữa cháy, bể bơi, máy phát điện, hệ thống an ninh và tất cả các dịch vụ chung khác liên quan đến các tòa nhà;/
Liaise with engineering department to ensure proper maintenance for all services such as air-conditioning system, fire equipment, swimming pool, generator, security system and all shared building system;
• Thực hiện các chính sách và quy trình theo hướng dẫn của PM;/
Accomplish all policies and procedures under PM’s guidance;
• Đảm bảo các hoạt động vận hành hàng ngày được quản lý hiệu quả;/
Efficiently manage daily operation tasks;
• Kiểm tra danh sách làm việc hàng ngày của các nhà thầu phụ và nhân viên;/
Check daily task list of sub-contractors and staffs;
• Đảm bảo tất cả các yêu cầu/nhu cầu cư dân đều được ghi nhận và giải quyết kịp thời;
/ Ensure that all requests/feedback from residents are received and timely solved;
• Kiểm tra bảng phân công nhiệm vụ và số lượng nhân viên để đảm bảo số lượng đúng với bảng kiểm tra dấu vân tay từ máy chấm công;/
Check task-assigned list and number of staffs to make sure that the number is equal to fingerprint checklist
• Danh sách kiểm tra hằng ngày;/
Daily checklist;
• Đánh giá nhà thầu phụ hàng tháng và nộp cho PM để có bản phê duyệt cuối cùng;/
Monthly evaluation of sub-contractors submitted to PM for final approval;
• Tạo mối quan hệ với chính quyền địa phương./
Maintain good relationship with local authorities.
• Một số các công việc khác do Property Manager chỉ định./
Other task assigned by PM.

Thử việc 100% lương/ 100% gross salary on probation period
Môi trường làm việc năng động, tích cực/ Dynamic & positive environment.
Tham gia BHXH trên 100% lương/ Social Insurance, health insurance base on 100% gross salary
Đãi ngộ tốt, quan tâm tới chăm sóc sức khỏe nhân viên/ Good benefit, care on employee's health

Bằng cấp, chứng chỉ về Quản lý;/
Diploma/Degree in Management;
Mạnh về kỹ năng ứng xử, đàm phán và giao tiếp, để giao tiếp với đồng nghiệp, khách hàng và các bên liên quan khác;/
Strong interpersonal, negotiation and communication skills, for liaising with colleagues, customers and other stakeholders;
Tin học văn phòng/
PC skills
Khả năng làm việc với các nguồn Công nghệ thông tin như cơ sở dữ liệu và bảng tính để thu thập và quản lý thông tin;/
Ability to work with IT resources such as databases and spreadsheets, for the collection and management of information;
Ít nhất 2 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực liên quan;/
At least 2-years experience in related fields;
Tiếng Anh thành thạo (cả nói và viết);/
Proficient English (both speaking and writing);
Kỹ năng giao tiếp, ứng xử và các kỹ năng viết;/
Excellent communication, interpersonal and writing skills;
Chủ động, có năng lực, linh hoạt và sẵn sàng học hỏi;/
Proactive, competent, flexible
and willing to learn;
Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian tốt với khả năng làm việc đa nhiệm;/
Excellent organizational and time management skills with the ability to multi-task;
Trình độ học vấn, để viết báo cáo và thuyết trình;/
Good at writing reports and presentations;
Khả năng làm việc hiệu quả dưới áp lực;/
Ability to work effectively under pressure;
Sáng tạo, trí tưởng tượng và khả năng vận dụng sáng kiến;/
Creativity and the ability to utilize initiative;
Kỹ năng làm việc nhóm, phân tích và giải quyết vấn đề tốt;/
Good teamwork, analytical and problem-solving skills;
Có hiểu biết về lĩnh vực kinh doanh và kiến thức tốt về các vấn đề hiện tại;/
Businessrelated knowledge and a good sense of current issues;