Phụ Trách Hành Chính

Quản lý các công văn đi – đến, các loại hợp đồng dịch vụ, tư vấn và chịu trách nhiệm về hình thức văn bản phát hành;
Công tác Hành chính (30%)
Công văn giấy tờ:
Quản lý con dấu của Tổ chức;
Điều chỉnh các quy định hành chính nhân sự, nội quy văn phòng phù hợp với nhu cầu và thực tiễn của Tổ chức.
Tài sản, trang thiết bị văn phòng:
Quản lý hồ sơ pháp lý của tổ chức và hồ sơ nhân sự;
Đề xuất và thực hiện các phương án mua sắm theo đề nghị của các bộ phận đã được Ban Giám đốc phê duyệt hoặc cần thay thế/ bổ sung.
Bảo hiểm xã hội: Quản lý dữ liệu BHXH, liên hệ chặt chẽ với cán bộ quản lý giải quyết các vấn đề phát sinh (nếu có)
Lập kế hoạch kiểm kê định kỳ;
Quản lý và tìm kiếm nhà cung cấp: Tìm kiếm các NCC mới, quản lý và duy trì mối quan hệ với nhà cung cấp hiện có.
Lưu trữ dữ liệu: Lưu trữ dữ liệu lên nơi quản lý dữ liệu của tổ chức theo các mục được phân công phụ trách
Quản lý và giám sát các hoạt động nhập và xuất kho các sản phẩm liên quan đến hoạt động dự án
Quản lý sản phẩm dự án:
Lập kế hoạch kiểm kê định kỳ 6 tháng/lần
2. Công tác nhân sự (30%):
Theo dõi và đánh giá tình hình nhân sự trong tổ chức và đề xuất thực hiện các phương án phát triển nguồn nhân sự; Kết hợp với trưởng các bộ phận thiết lập và giám sát việc thực hiện nội quy, quy chế để kịp thời thay đổi khi không còn phù hợp ở từng thời điểm;
Quản lý và soạn thảo các hợp đồng liên quan đến nhân sự: Thư mời làm việc, hợp đồng lao động
Lên kế hoạch tuyển dụng khi có nhu cầu về nhân sự được Ban Giám đốc phê duyệt;
Tổ chức thực hiện các chế độ chính sách, nội quy, quy chế; quy định thời giờ làm việc, vệ sinh an toàn lao động, các chế độ chính sách đãi ngộ, các quy định khen thưởng, kỷ luật;
Theo dõi tổng hợp và cập nhật thông tin của nhân sự
Đối ngoại và truyền thông nội bộ: Quản lý và giám sát các hoạt phát triển quan hệ đối tác cũng như phát triển văn hóa nội bộ, gắn kết tổ chức.
Quản lý chung lịch làm việc online, lịch họp, lịch làm việc nhân sự, nền nếp và tác phong nhân sự.
Xây dựng kế hoạch và quản lý thực hiện các công việc đảm bảo quyền lợi và phúc lợi người lao động hàng năm (Khám sức khỏe định kỳ; Bảo hiểm sức khỏe; Office retreat, ...).
3. Quản lý quỹ (20%)
Kiểm tra và quản lý thu/chi quỹ tiền mặt
Đối chiếu với Kế toán hàng tháng hoặc khi có yêu cầu đột xuất
4. Hỗ trợ dự án (20%)
Quản lý và giám sát thực hiện hậu cần dự án và hỗ trợ hoạt động các dự án khi có yêu cầu.

Công văn giấy tờ:
Công tác Hành chính (30%)
Quản lý các công văn đi – đến, các loại hợp đồng dịch vụ, tư vấn và chịu trách nhiệm về hình thức văn bản phát hành;
Quản lý con dấu của Tổ chức;
Tài sản, trang thiết bị văn phòng:
Quản lý hồ sơ pháp lý của tổ chức và hồ sơ nhân sự;
Đề xuất và thực hiện các phương án mua sắm theo đề nghị của các bộ phận đã được Ban Giám đốc phê duyệt hoặc cần thay thế/ bổ sung.
Quản lý và tìm kiếm nhà cung cấp: Tìm kiếm các NCC mới, quản lý và duy trì mối quan hệ với nhà cung cấp hiện có.
Lập kế hoạch kiểm kê định kỳ;
Lưu trữ dữ liệu: Lưu trữ dữ liệu lên nơi quản lý dữ liệu của tổ chức theo các mục được phân công phụ trách
Điều chỉnh các quy định hành chính nhân sự, nội quy văn phòng phù hợp với nhu cầu và thực tiễn của Tổ chức.
Bảo hiểm xã hội: Quản lý dữ liệu BHXH, liên hệ chặt chẽ với cán bộ quản lý giải quyết các vấn đề phát sinh (nếu có)
Quản lý và giám sát các hoạt động nhập và xuất kho các sản phẩm liên quan đến hoạt động dự án
Quản lý sản phẩm dự án:
Lập kế hoạch kiểm kê định kỳ 6 tháng/lần
2. Công tác nhân sự (30%):
Tổ chức thực hiện các chế độ chính sách, nội quy, quy chế; quy định thời giờ làm việc, vệ sinh an toàn lao động, các chế độ chính sách đãi ngộ, các quy định khen thưởng, kỷ luật;
Theo dõi và đánh giá tình hình nhân sự trong tổ chức và đề xuất thực hiện các phương án phát triển nguồn nhân sự; Kết hợp với trưởng các bộ phận thiết lập và giám sát việc thực hiện nội quy, quy chế để kịp thời thay đổi khi không còn phù hợp ở từng thời điểm;
Lên kế hoạch tuyển dụng khi có nhu cầu về nhân sự được Ban Giám đốc phê duyệt;
Theo dõi tổng hợp và cập nhật thông tin của nhân sự
Đối ngoại và truyền thông nội bộ: Quản lý và giám sát các hoạt phát triển quan hệ đối tác cũng như phát triển văn hóa nội bộ, gắn kết tổ chức.
Quản lý và soạn thảo các hợp đồng liên quan đến nhân sự: Thư mời làm việc, hợp đồng lao động
Quản lý chung lịch làm việc online, lịch họp, lịch làm việc nhân sự, nền nếp và tác phong nhân sự.
Xây dựng kế hoạch và quản lý thực hiện các công việc đảm bảo quyền lợi và phúc lợi người lao động hàng năm (Khám sức khỏe định kỳ; Bảo hiểm sức khỏe; Office retreat, ...).
3. Quản lý quỹ (20%)
Kiểm tra và quản lý thu/chi quỹ tiền mặt
Đối chiếu với Kế toán hàng tháng hoặc khi có yêu cầu đột xuất
4. Hỗ trợ dự án (20%)
Quản lý và giám sát thực hiện hậu cần dự án và hỗ trợ hoạt động các dự án khi có yêu cầu.

Ưu tiên có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực phi chính phủ, các dự án phát triển trong lĩnh vực giáo dục, hoặc công nghệ thông tin
Có ít nhất 03 - 05 năm kinh nghiệm làm trong lĩnh vực hành chính, ít nhất 02 năm ở vị trí quản lý
Thành thạo Microsoft Office (Word, Excel, Power point, Outlook)
Sử dụng tiếng Anh tốt (đọc và viết)
Có khả năng lập kế hoạch và điều phối tốt
Tốt nghiệp đại học trở lên, ưu tiên các chuyên ngành như Quản trị nhân lực, Luật, Quan hệ Lao động, Kinh tế
Khả năng ra quyết định và giải quyết vấn đề
Có khả năng làm việc độc lập và làm việc theo nhóm
Có khả năng đi công tác
Khả năng giao tiếp tốt, phát triển mối quan hệ với nội bộ và đối tác bên ngoài; thương thảo với các nhà cung cấp, đối tác, ...
Có tinh thần trách nhiệm, trung thực, cẩn thận và nhiệt tình