Quản Lý Khách Sạn - OM - Front Office Manager

Job Purpose:
To ensure the smooth and efficient running of the Front Office Department as well as other Departments.
Main Duties:
• Have responsibility for all of the room service
Chịu trách nhiệm về dịch vụ phòng ốc
• Have responsibility for checking, reviewing and reporting the breakfast daily.
Chịu trách nhiệm kiểm tra và báo cáo bửa ăn sáng hàng ngày
• Monitor and coordinate with departments to handle damage/repair issues
Theo dõi, kết hợp với các bộ phận để xử lý các vấn đề hư hỏng/ sửa chữa.
• Monitor and store legal documents
Giám sát và lưu trữ các giấy tờ pháp lý
•Continue to carry out inspection teams under the assignment
Thực hiện tiếp các đoàn kiểm tra dưới sự phân công của GM/ Tập đoàn
• Operate and supervise the daily operations of the hotel, ensuring that all departments run smoothly and efficiently
Điều hành và giám sát các hoạt động hàng ngày của khách sạn, đảm bảo rằng tất cả các bộ phận hoạt động mượt mà và hiệu quả.
• Ensure service quality and customer satisfaction always meet the highest standards.
Đảm bảo chất lượng dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng luôn đạt tiêu chuẩn cao nhất.
• Monitor the implementation of operating procedures, ensuring all comply with hotel regulations and standards.
Giám sát việc thực hiện các quy trình vận hành, đảm bảo tất cả đều tuân thủ theo quy định và tiêu chuẩn của khách sạn.
• Manage and develop of the Front Office department and other departments operations.
Quản lý và phát triển những hoạt động của bộ phận Tiền sảnh và các bộ phận khác.
• Based on job requirement, assign daily work, take care of time attendant record, make roster adapting daily need.
Bố trí, phân công các ca làm việc hàng tuần của nhân viên dưới quyền, điều động nhân viên theo yêu cầu công việc, theo dõi chấm công hàng ngày và bảo đảm đủ nhân sự đáp ứng nhu cầu công việc.
• Conduct regular communications meetings and make sure that departmental briefings and meetings are effective and conducted as necessary.
Tổ chức các cuộc họp thuờng xuyên và đảm bảo tính hiệu quả và cần thiết trong các cuộc họp.
• Handle all guest and internal customer complaints in a courteous and efficient manner to make sure problems are resolved satisfactorily.
Giải quyết các yêu cầu và khiếu nại của khách hàng lịch sự và hiệu quả, đảm bảo các vấn đề đuợc giải quyết một cách thỏa đáng.
• Maintain positive guest and colleague interactions with good working relationships.
Duy trì tốt mối quan hệ với khác hàng và đồng nghiệp.
• Ensure all employees provide a courteous and professional service at all times.
Đảm bảo các nhân viên luôn cung cấp dịch vụ lịch sự và chuyên nghiệp.
• Ensure that all Front Office employees deliver the brand promise and provide exceptional guest service at all times.
Đảm bảo các nhân viên bộ phận tiền sảnh luôn cung cấp tiêu chuẩn thuơng hiệu và những dịch vụ khách hàng tốt nhất.
• Ensure that all Front Office employees are familiar with the hotel’s products and services.
Đảm bảo các nhân viên bộ phận Tiền sảnh nắm rõ những sản phẩm và dịch vụ của khách sạn.
• Personally and frequently verify that guests are receiving the best possible service during check-in and check-out.
Thường xuyên kiểm tra xem khách hàng có đuợc cung cấp những dịch vụ tốt nhất trong quá trình nhận phòng và trả phòng.
• Spend time in Front Office areas during rush hour to ensure that the area is managed well by the respective team and delivers the brand promise.
Dành thời gian tại khu vực Tiền sảnh trong mùa cao điểm nhằm đảm bảo khu vực đuợc quản lý tốt và cung cấp tiêu chuẩn thuơng hiệu.
• Make and maintain good customer relationship.
Xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng.
• Maximise employee productivity through the use of multi-skilling, multi-tasking and flexible scheduling to meet the financial goals of the business.
Tối ưu hóa năng xuất làm việc của nhân viên thông qua việc sử dụng nhiều kỹ năng khác nhau, nhiều nhiệm vụ khác nhau và lịch làm việc linh động để đáp ứng mục tiêu kinh doanh tài chính.
• Ensure that the Front Office operates with the lowest possible cost structure while also delivering on the brand standard to the guest.
Đảm bảo bộ phận Tiền sảnh được họat động với chính sách tiết kiệm tối đa đồng thời mang lại cho khách hàng sản phẩm theo tiêu chuẩn thương hiệu.
• Maximise rooms’ sales and revenues for the hotel through appropriate yield management, upselling and inventory management initiatives, working closely with the relevant Heads of Department and Front Office employees.
Đẩy mạnh doanh thu và việc kinh doanh thông qua việc quản lý phòng thích hợp, kinh doanh phòng hạng cao hơn và sự chủ động quản lý kiểm kê, sự kết hợp chặt chẽ giữa trưởng phòng và nhân viên bộ phận tiền sảnh.
• Ensure new technology and equipment are embraced, improving productivity whilst taking work out of the system.
Đảm bảo rằng dụng cụ và hệ thống công nghệ thông tin mới được cập nhật, cải thiện năng suất phòng cùng với nâng cấp hệ thống.
• Ensure that all policies and regulations relating to financial record keeping, money handling and licensing are adhered to, including the timely and accurate reporting of financial information.
Đảm bảo tất cả quy định, điều lệ, quy chế có liên quan đến sự lưu trữ tình hình tài chính, chuyển giao tiền tệ và giấy phép kinh doanh phải gắn liền chặt chẽ với nhau, bao gồm cả những báo cáo định kỳ chính xác về tình hình tài chính.
• Assist in weekly yield and revenue management meetings, as necessary.
Hỗ trợ trong việc kinh doanh hằng tuần và những cuộc họp quản lý lợi nhuận nếu cần thiết.
• Work through the respective Head of Departments to take corrective action where necessary.
Làm việc thông qua các Trưởng bộ phận khác để có những hành động điều chỉnh kịp thời khi cần thiết.
• Conduct frequent and thorough inspections of guest rooms and rooms areas in general together with the Housekeeping Manager.
Tiến hành kiểm tra thường xuyên và kỹ lưỡng phòng khách và những khu vực khách lui tới cùng với Quản lý bộ phận Buồng phòng.
• Control guest room keys properly according to hotel policy.
Quản lý chặt chẽ tất cả chìa khóa phòng của khách theo đúng quy trình của khách sạn.
• Assist in securing external guest accommodation in overbooking situations.
Hỗ trợ đảm bảo an tòan chỗ ở cho khách khi khách sạn ở trạng thái quá tải.
• Ensure that public areas are clean and up to standard.
Đảm bảo các khu vực công cộng trong khách sạn được vệ sinh sạch sẽ trên cả tiêu chuẩn đề ra.
• Ensure that all daily arrival V.I.P. rooms, special request rooms, and long stay guest rooms are pre-blocked in advance, as well as housekeeping team is notified in order to be prepared with the appropriate welcome amenities.
Bảo đảm mỗi ngày các phòng dành cho khách V.I.P, những phòng có yêu cầu đặc biệt và những phòng dành cho khách ở dài hạn được ngăn riêng ra trước và phải thông báo với bộ phận Buồng phòng phải được thông báo để chuẩn bị đón khách một cách thật chu đáo.
• Ensure that all V.I.P. and long stay guests are met on arrival.
Đảm bảo tất cả khách V.I.P và khách lưu trú dài hạn ở khách sạn được chào đón.
• Works closely with the Housekeeping and Engineering Departments to block rooms as necessary for maintenance.
Làm việc chặt chẽ với bộ phận Buồng phòng và Kỹ thuật để ngăn phòng tiến hành việc bảo trì nếu cần thiết.
• Work closely with other management personnel in a supportive and flexible manner, focusing on the overall success of the hotel and the satisfaction of hotel guests.
Thống nhất chặt chẽ với cấp quản lý khác với hành vi dựa trên tinh thần hỗ trợ linh hoạt, tập trung vào những thành tựu tổng thể của khách sạn và sự hài lòng của khách hàng.
• Ensure that all guest details are entered correctly in accordance with the principles of hotel.
Đảm bảo tất cả các chi tiết về khách hàng được ghi lại một cách chính xác theo như những nguyên tắc của khách sạn.
• Handle the preparation of the Annual Business Plan (if any).
Phụ trách việc chuẩn bị kế hoạch kinh doanh hàng năm (nếu có).

.

Communication, Customer Satisfaction, Financial Management, Guest Service Management, Team Management