Nhân viên Văn thư
Chi tiết tuyển dụng
Mức lương:
Thỏa thuận
Khu vực:
Hà Nội
Chức vụ:
Nhân viên
Hình thức làm việc:
Toàn thời gian
Lĩnh vực:
Hành chính văn phòng
Mô tả công việc
MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Quản lý hồ sơ, tài liệu và văn thư
• Quản lý và lưu trữ hồ sơ hành chính, văn thư, hợp đồng, chứng từ của Trường / đơn vị theo hệ thống.
• Hỗ trợ cập nhật và phân phối các thông báo nội bộ, tài liệu liên quan đến công tác hành chính, văn thư.
• Đảm bảo các tài liệu được xử lý chính xác, kịp thời và bảo mật.
Quản lý văn phòng, trang thiết bị và dịch vụ hỗ trợ
• Đảm bảo văn phòng luôn sạch sẽ, gọn gàng và cung cấp trang thiết bị văn phòng cần thiết.
• Theo dõi, đặt mua và quản lý văn phòng phẩm, đồ dùng thiết yếu.
• Kiểm tra và bảo trì các thiết bị văn phòng như máy in, máy photocopy, máy tính.
• Đảm bảo hệ thống an ninh, an toàn lao động và phòng cháy chữa cháy được duy trì theo quy định.
• Hỗ trợ liên hệ nhà cung cấp và quản lý việc đặt hàng, nhận hàng đối với các dịch vụ và vật tư, trang thiết bị hành chính.
• Giám sát dịch vụ thuê ngoài như bảo trì thiết bị, vệ sinh văn phòng theo hợp đồng đã ký kết.
Hành chính tổng hợp
• Sắp xếp và quản lý lịch họp, đặt phòng họp và chuẩn bị tài liệu khi cần.
• Tiếp nhận và xử lý thư từ, bưu phẩm, email và cuộc gọi đến, phân loại và chuyển tiếp đến bộ phận liên quan.
• Soạn thảo và lưu trữ các công văn, thư từ, biên bản cuộc họp.
• Hỗ trợ đặt vé máy bay, khách sạn và sắp xếp vận chuyển, đưa đón công tác khi có yêu cầu.
• Phối hợp, điều phối nhân viên bảo vệ, tạp vụ, bảo trì để phục vụ công việc theo yêu cầu hằng ngày.
• Chuẩn bị báo cáo định kỳ và theo yêu cầu về công tác hành chính.
• Thực hiện các công việc hành chính, văn thư khác theo sự phân công.
Quản lý ngân sách và chi phí hành chính
• Theo dõi ngân sách hành chính, đảm bảo sử dụng nguồn lực hợp lý.
• Phối hợp với bộ phận kế toán để đảm bảo chi phí hành chính được ghi nhận chính xác.
Hỗ trợ hoạt động nội bộ và nhân sự
• Phối hợp với bộ phận nhân sự trong các hoạt động gắn kết nhân viên, onboarding.
• Hỗ trợ giải quyết các vấn đề hành chính liên quan đến nhân sự khi cần.
Quản lý hồ sơ, tài liệu và văn thư
• Quản lý và lưu trữ hồ sơ hành chính, văn thư, hợp đồng, chứng từ của Trường / đơn vị theo hệ thống.
• Hỗ trợ cập nhật và phân phối các thông báo nội bộ, tài liệu liên quan đến công tác hành chính, văn thư.
• Đảm bảo các tài liệu được xử lý chính xác, kịp thời và bảo mật.
Quản lý văn phòng, trang thiết bị và dịch vụ hỗ trợ
• Đảm bảo văn phòng luôn sạch sẽ, gọn gàng và cung cấp trang thiết bị văn phòng cần thiết.
• Theo dõi, đặt mua và quản lý văn phòng phẩm, đồ dùng thiết yếu.
• Kiểm tra và bảo trì các thiết bị văn phòng như máy in, máy photocopy, máy tính.
• Đảm bảo hệ thống an ninh, an toàn lao động và phòng cháy chữa cháy được duy trì theo quy định.
• Hỗ trợ liên hệ nhà cung cấp và quản lý việc đặt hàng, nhận hàng đối với các dịch vụ và vật tư, trang thiết bị hành chính.
• Giám sát dịch vụ thuê ngoài như bảo trì thiết bị, vệ sinh văn phòng theo hợp đồng đã ký kết.
Hành chính tổng hợp
• Sắp xếp và quản lý lịch họp, đặt phòng họp và chuẩn bị tài liệu khi cần.
• Tiếp nhận và xử lý thư từ, bưu phẩm, email và cuộc gọi đến, phân loại và chuyển tiếp đến bộ phận liên quan.
• Soạn thảo và lưu trữ các công văn, thư từ, biên bản cuộc họp.
• Hỗ trợ đặt vé máy bay, khách sạn và sắp xếp vận chuyển, đưa đón công tác khi có yêu cầu.
• Phối hợp, điều phối nhân viên bảo vệ, tạp vụ, bảo trì để phục vụ công việc theo yêu cầu hằng ngày.
• Chuẩn bị báo cáo định kỳ và theo yêu cầu về công tác hành chính.
• Thực hiện các công việc hành chính, văn thư khác theo sự phân công.
Quản lý ngân sách và chi phí hành chính
• Theo dõi ngân sách hành chính, đảm bảo sử dụng nguồn lực hợp lý.
• Phối hợp với bộ phận kế toán để đảm bảo chi phí hành chính được ghi nhận chính xác.
Hỗ trợ hoạt động nội bộ và nhân sự
• Phối hợp với bộ phận nhân sự trong các hoạt động gắn kết nhân viên, onboarding.
• Hỗ trợ giải quyết các vấn đề hành chính liên quan đến nhân sự khi cần.
Quyền lợi được hưởng
Hỗ trợ chi phí điện thoại dùng cho công việc
Yêu cầu kỹ năng
Hành chính - Admin, Văn Thư Hành Chính, Văn Thư Lưu Trữ
-
Airlines Accounting Staff Hãng hàng không ALL NIPPON AIRWAYS Co.,LTD tại Việt Nam Thỏa thuận Còn 2 tuần để ứng tuyển
-
Product Coordinator - e-Commerce (Up to 30 Months of Annually Salary) Crossian Việt Nam Thỏa thuận Còn 2 tuần để ứng tuyển
-
Airlines Administrations - Officer Hãng hàng không ALL NIPPON AIRWAYS Co.,LTD tại Việt Nam Thỏa thuận Còn 2 tuần để ứng tuyển
-
Nhân Viên Sales Support CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP VÀ CHẾ TẠO MÁY DYNAMIC Thỏa thuận Còn 2 tuần để ứng tuyển
-
Sales Support and Operation Administrator Samsung C&T Corporation Thỏa thuận Còn 2 tuần để ứng tuyển
-
Leasing Administration Officer(Hanoi Head Office - 451) AEONMALL Vietnam Co., Ltd. Thỏa thuận Còn 2 tuần để ứng tuyển