Nhân viên Văn thư

MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Quản lý hồ sơ, tài liệu và văn thư
• Quản lý và lưu trữ hồ sơ hành chính, văn thư, hợp đồng, chứng từ của Trường / đơn vị theo hệ thống.
• Hỗ trợ cập nhật và phân phối các thông báo nội bộ, tài liệu liên quan đến công tác hành chính, văn thư.
• Đảm bảo các tài liệu được xử lý chính xác, kịp thời và bảo mật.
Quản lý văn phòng, trang thiết bị và dịch vụ hỗ trợ
• Đảm bảo văn phòng luôn sạch sẽ, gọn gàng và cung cấp trang thiết bị văn phòng cần thiết.
• Theo dõi, đặt mua và quản lý văn phòng phẩm, đồ dùng thiết yếu.
• Kiểm tra và bảo trì các thiết bị văn phòng như máy in, máy photocopy, máy tính.
• Đảm bảo hệ thống an ninh, an toàn lao động và phòng cháy chữa cháy được duy trì theo quy định.
• Hỗ trợ liên hệ nhà cung cấp và quản lý việc đặt hàng, nhận hàng đối với các dịch vụ và vật tư, trang thiết bị hành chính.
• Giám sát dịch vụ thuê ngoài như bảo trì thiết bị, vệ sinh văn phòng theo hợp đồng đã ký kết.
Hành chính tổng hợp
• Sắp xếp và quản lý lịch họp, đặt phòng họp và chuẩn bị tài liệu khi cần.
• Tiếp nhận và xử lý thư từ, bưu phẩm, email và cuộc gọi đến, phân loại và chuyển tiếp đến bộ phận liên quan.
• Soạn thảo và lưu trữ các công văn, thư từ, biên bản cuộc họp.
• Hỗ trợ đặt vé máy bay, khách sạn và sắp xếp vận chuyển, đưa đón công tác khi có yêu cầu.
• Phối hợp, điều phối nhân viên bảo vệ, tạp vụ, bảo trì để phục vụ công việc theo yêu cầu hằng ngày.
• Chuẩn bị báo cáo định kỳ và theo yêu cầu về công tác hành chính.
• Thực hiện các công việc hành chính, văn thư khác theo sự phân công.
Quản lý ngân sách và chi phí hành chính
• Theo dõi ngân sách hành chính, đảm bảo sử dụng nguồn lực hợp lý.
• Phối hợp với bộ phận kế toán để đảm bảo chi phí hành chính được ghi nhận chính xác.
Hỗ trợ hoạt động nội bộ và nhân sự
• Phối hợp với bộ phận nhân sự trong các hoạt động gắn kết nhân viên, onboarding.
• Hỗ trợ giải quyết các vấn đề hành chính liên quan đến nhân sự khi cần.

Hỗ trợ chi phí điện thoại dùng cho công việc

Hành chính - Admin, Văn Thư Hành Chính, Văn Thư Lưu Trữ